2016年7月8日 エクセルで、セルに時間を入力すると、入力したとおりの「時間」が表示されます。 また、そのように時間を入力しておくと、時間の足し算・引き算も、非常に簡単にできるので、一見便利そうに見えます。 ところが、このエクセル標準の「時間」の処理には様々な欠点があります。 エクセルの標準機能で時間を扱う欠点 1÷3×3=1にならない? 突然ですが、電卓で「1÷3×3=」と入れた場合に、どういう計算結果になるかを考えてみてください。 普通の電卓だと、計算結果は「1」ではなく「0. 99999999999」になってしまいますよね? この誤差が生じる原因は、電卓が「1÷3」の計算結果を「正確に」表現できていないからです。 「1÷3」は、本来は「0. 3333・・・・」と3が無限に続く小数で表現しないといけないのに、桁数の制約で「0. 33333333333」ぴったりだと取り扱ってしまいます。 その結果、最後に3をかけても1に戻りません。 これが、いわゆる「計算誤差」と呼ばれるものです。 実は、エクセルの標準機能で時間を管理する場合にも、全く同じ現象が起きてしまいます。 エクセルでは時間は小数で管理される 何も考えずにセルに時間を入力した場合、エクセル内部では「1時間=24分の1」「1分=1440分の1」「1秒=86400分の1」で換算された「数値」で管理されます。 これは、「時間のシリアル値」と呼ばれます。 例1 セルに「8:00」と入れると「8時0分0秒」=「8÷24」=「0. 333333・・・」という数値に変換されます。 例2 セルに「16:20」と入れれば「16時20分0秒」=「16÷24+20÷1440」=「0. 68055555・・・」という数値に変換されます。 このように、エクセルでは、時間を「小数」で管理しているため、さきほどの電卓での計算と同じような計算結果のずれが起こる可能性があるのです。 演算誤差が発生する可能性があるので注意 特に、給与計算のベースとなる勤務時間の集計など、時間を「正確に」扱いたい場合、この計算結果の「ずれ」が大きな影響を与えることもあるので注意が必要です。 たとえば、下の図の計算結果に違和感を感じないでしょうか? B4セルで「15:00と14:00の差」である「1時間」を計算しています。 そして、B5セルでは、それを10分単位で切り捨てる処理をしています。 ここで、B5セルはどうなるはずでしょうか?
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書式設定されたセルを選択し、右クリックで表示されるメニューのなかの、「コピー(C)」をクリックします。 2. 同じ条件付き書式に設定したい範囲を選択し、右クリックし「形式を選択して貼り付け(S)」をクリックします。 3. 下の図のように「書式(T)」を選択し、OKボタンをクリックします。 以上の手順で、書式設定を簡単にコピーすることができます。 まとめ ここまでご説明してきた「書式設定」によって、勤怠管理にかかせない「時間表示」を思い通りにすることができるようになります。今回解説したものは、基本的な内容ですが、基本の組み合わせによってあらゆるパターンに対応することができます。 勤怠管理業務を効率化するためにも、ここでお伝えしたテクニックを駆使し、効率よく事務作業を行いましょう。
Column できるEXCELシリーズ③ 時間の合計で24時間以上を表示する方法 こんなことでお悩みではないですか? 時間の合計を計算したけど、何かおかしい。 勤務時間表を作りたい。 このようなことをお考えの方、必見です! セルの書式設定をすれば、24時間以上の時間を正しく表示できます。 例えば、EXCELのセル【B4】で時間を合計させたとします。 そのままだと、時間の合計がうまく表示されません。 セルの書式設定で下記の形式を記入します。 [h]:mm これで 24時間以上 の時間が 表示 されました!